株式会社ハーバー・ブレイン（以下、「当社」という。）は、事業を実施・継続していくうえで、「お客様及び従業者の個人情報を適正に取扱うこと」が、重要であると認識し、当方針を制定し、全従業者に周知し、その遵守の徹底を図る。 また、特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報）についても、この個人情報保護方針の対象とする。
- 当社が実施している主たる事業
- アウトソーシング事業（雇用・労務管理業務、福利厚生業務、経理財務業務）
- 雇用・労務・人事管理業務
- 当社は、お客様及び従業者の個人情報の取得、利用及び提供を適正に行い、特に、個人情報の廃棄に関しては万全を期します。
- 当社は、取得した個人情報を目的内で利用いたします。ご本人による事前の同意を得ることなく、その目的の範囲を超えて個人情報の取扱いを行う（「目的外利用」）ことはありません。また、それに対する社内の管理体制を強化し、目的外利用を行わないために適切な管理措置を講じます。
- 当社は、必要、かつ、適切な安全対策を講ずることにより、個人情報の漏えい、滅失、又は毀損の防止並びに是正に努めます。
- 当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインを含む）を、常に最新状態に維持するとともにこれを遵守いたします。
- 当社は、個人情報の苦情及び相談に関しては、迅速かつ適切な対応をいたします。
- 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを確立、実施、維持し、かつ、継続的改善を行います。
「制定日」2011年11月1日
「最終改訂日」2024年4月1日
代表取締役 佐武 利治
「最終改訂日」2024年4月1日
代表取締役 佐武 利治
「本方針に対するお問合せ先」
住所：〒140-0002 東京都品川区東品川2-2-28株式会社ハーバー・ブレイン 個人情報保護管理者 管理本部主任
ＴＥＬ： 03-5781-0561
Ｅ-mail： info@harborbrain.com
個人情報の取扱いについて
【 当社の社名・住所・代表者の氏名 】株式会社ハーバー・ブレイン
代表取締役 佐武 利治
〒140-0002 東京都品川区東品川2-2-28 Tビル3F
【 個人情報の利用目的 】
当社が取得した個人情報は、以下の目的に限り使用いたします。
(1)保有個人データ（開示対象個人情報）
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 取引先情報 | 業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため |
| 従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など） | |
| 採用応募者情報 | 採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など） |
| お問合せ者情報 | お問合せに回答するため |
| 本人および代理人の情報（開示等請求時） | 開示等の求めに回答するため |
(2)直接書面以外で取得する個人情報（非開示等）
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 受託した業務により取得した個人情報 | 業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため |
| 求人サイトから取得した情報 | 求人者に対する採用の可否を判断・通知するため |
【 個人情報の利用の範囲 】
個人情報を利用する際には、お客様及び従業者が同意を与えた利用目的の範囲内のみで利用いたします。
※個人番号を利用することができる範囲については、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務に限定いたします。
特定の事務とは、法令に基づき、従業者等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険者取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務といたします。ただし、次の各号に該当する場合は除きます。
①金融機関が激甚災害時等に金銭の支払を行う場合
②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難である場合
【 個人情報の第三者提供 】
当社は、法令に基づく場合など正当な理由によらない限り、事前に本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に開示・提供することはありません。
【 委託先の監督 】
当社は、上記、利用目的の範囲内において、個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託することがあります。その場合は、当社の規程に従い適切な委託先の監督を実施します。
【 情報提供の任意性 】
当社への個人情報の提供は任意となっています。ただし、情報に漏れやミスがある場合、適切なお問い合わせへの回答ができない場合があります。
【 保有個人データの安全管理のために講じた措置 】
(1)基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について個人情報保護方針を策定しています。
(2)個人データの取扱いに係る規程の整備
当社の個人情報保護基本規程において、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備してい ます。
(3)組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
(4)人的安全管理措置
従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底及び研修等を実施しています。
5)物理的安全管理措置
紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。
(6)技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。SSL（Secure Sockets Layer）暗号化技術を用いて、お客様の情報が送信される際の通信を暗号化しております。
(7)外的環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要な安全管理措置を講じます。
【 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等について 】
保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（開示等）のお申し出又は第三者提供記録の請求に対しては、本人が請求した方法にて速やかに対応いたします。開示等のご請求の具体的な手続き（申し出先、申請書式、本人確認等）につきましては、下記の《個人情報相談窓口》までお問い合わせください。
※ご請求について、手数料【１件当たり１０００円】をいただいております。
■ご不明な点および苦情・相談などがございましたら下記《個人情報相談窓口》までご連絡下さい。
《 個人情報相談窓口 》
MAIL: info@harborbrain.com
宛先：個人情報保護管理者 管理本部主任
